Phát hành hóa đơn điện tử là một trong những thủ tục quan trọng nhất doanh nghiệp phải hoàn tất ngay sau khi thực hiện kê khai thuế ban đầu và bắt đầu hoạt động kinh doanh.
Đây là điều kiện để doanh nghiệp xuất hóa đơn cho khách hàng, ghi nhận doanh thu và tuân thủ quy định về hóa đơn chứng từ.
Trong giai đoạn 2026, quy định mới tiếp tục hoàn thiện, đặc biệt liên quan đến thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, cập nhật thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2 TT78, cũng như hướng dẫn triển khai trên các nền tảng như MISA, Viettel, VNPT.
Chính vì vậy, doanh nghiệp cần nắm rõ thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, hồ sơ cần chuẩn bị và những lưu ý quan trọng để tránh sai sót trong quá trình sử dụng.
Bài viết dưới đây tổng hợp đầy đủ quy trình từ điều kiện, thủ tục, hồ sơ, đến các bước triển khai và lợi ích dành cho doanh nghiệp.
Xem thêm bài viết liên quan:
So sánh công ty TNHH và công ty cổ phần
Doanh nghiệp cần làm gì sau khi thành lập
Điều kiện doanh nghiệp cần đáp ứng trước khi đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
Để được phép phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần bảo đảm:
- Hoàn thành kê khai thuế ban đầu và thông báo tài khoản ngân hàng.
- Có vốn điều lệ và ngành nghề kinh doanh phù hợp với hoạt động xuất – nhận hóa đơn.
- Có chữ ký số hoạt động hợp lệ để ký số trên hóa đơn.
- Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (MISA, Viettel, VNPT…).
- Chuẩn bị hồ sơ nội bộ, mẫu điều lệ, quyết định bổ nhiệm người đại diện và kế toán.
Sau khi đủ điều kiện, doanh nghiệp có thể tiến hành đăng ký phát hành hóa đơn điện tử theo hướng dẫn hiện hành.
Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị để thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo chuẩn 2026
Hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
- Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo chuẩn Thông tư 78.
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
- Thông tin mẫu hóa đơn, ký hiệu, số lượng dự kiến sử dụng.
- Chữ ký số để xác nhận tờ khai và các tệp gửi lên hệ thống.
Hồ sơ khai thuế ban đầu và thông tin đăng ký thuế là điều kiện nền tảng để cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ phát hành.
Doanh nghiệp dùng MISA hoặc Viettel có thể nộp hồ sơ trực tiếp trên hệ thống của nhà cung cấp.
Xem thêm dịch vụ thành lập doanh nghiệp, công ty tại đây:
Dịch vụ thành lập doanh nghiệp
Dịch vụ thành lập doanh nghiệp Hà Nội
Dịch vụ thành lập doanh nghiệp HCM
Thủ tục và các bước đăng ký phát hành hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất
Quy trình triển khai gồm:
1. Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp có thể chọn MISA, Viettel, VNPT, hoặc các đơn vị đạt chuẩn pháp lý.
2. Tạo mẫu hóa đơn điện tử
Bao gồm lựa chọn mẫu, màu sắc, bố cục, ký hiệu hóa đơn, template hiển thị.
3. Lập thông báo phát hành hóa đơn
Theo mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, doanh nghiệp khai đầy đủ ký hiệu, loại hóa đơn và phương thức sử dụng.
4. Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Có thể nộp qua phần mềm kế toán hoặc qua cổng của nhà cung cấp.
Doanh nghiệp sử dụng MISA hoặc Viettel thường có chức năng tự động kết nối với cơ quan thuế.
5. Chờ cơ quan thuế chấp nhận
Sau khi được duyệt, doanh nghiệp được phép phát hành hóa đơn hợp lệ.
Những lưu ý quan trọng khi phát hành hóa đơn điện tử để tránh rủi ro và sai sót
- Thông tin doanh nghiệp phải trùng khớp với hồ sơ đăng ký.
- Ký hiệu, mẫu số và định dạng hóa đơn phải theo tiêu chuẩn của Thông tư 78.
- Trường hợp thay đổi mẫu hóa đơn, phải lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2 TT78.
- Lưu ý thời hạn báo cáo và xuất hóa đơn đúng quy trình để tránh phạt.
Tư vấn – dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử nhanh chóng
Dịch vụ hỗ trợ giúp doanh nghiệp:
- Lựa chọn mẫu hóa đơn phù hợp ngành nghề.
- Thực hiện đầy đủ hồ sơ, thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
- Hướng dẫn phát hành hóa đơn điện tử trên MISA, Viettel hoặc phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng.
- Giảm chi phí và tránh rủi ro khi doanh nghiệp tự triển khai.
Đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp mới thành lập hoặc chưa có kế toán chuyên trách.
Chi phí và lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định
Chi phí bao gồm:
- Phí mua gói hóa đơn điện tử theo số lượng.
- Phí dịch vụ tích hợp (nếu có).
- Phí chữ ký số và phần mềm kế toán.
Lợi ích:
- Tiết kiệm thời gian, dễ tra cứu và quản lý hóa đơn.
- Giảm chi phí in ấn và lưu trữ.
- Đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong giao dịch.
- Thuận tiện khi đối chiếu thuế hoặc làm báo cáo tài chính.
Giải đáp các câu hỏi liên quan đến phát hành hóa đơn điện tử
Phát hành hóa đơn điện tử là gì?
Là quá trình đăng ký và được phép sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh.
Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử ở đâu?
Trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hoặc qua cổng kê khai điện tử.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 gồm những gì?
Gồm mẫu thông báo, thông tin ký hiệu hóa đơn, mẫu số và cam kết sử dụng.
Sau khi nộp thông báo, bao lâu có thể sử dụng hóa đơn?
Thông thường trong vòng 1–2 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
Phát hành hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch và tuân thủ pháp lý
Phát hành hóa đơn điện tử là yêu cầu quan trọng giúp doanh nghiệp giao dịch hợp pháp, quản lý doanh thu minh bạch và đáp ứng đầy đủ quy định về chứng từ. Khi nắm rõ quy trình, hồ sơ và thủ tục, doanh nghiệp sẽ dễ dàng triển khai và tránh sai sót trong quá trình sử dụng.
Tư vấn hóa đơn điện tử – Lâm Anh: 0972092882
Kế Toán Số Lâm Anh
Tối ưu hóa lợi ích, Tối đa hóa thành công
Số điện thoại: 0972092882
Email: sale@dichvuketoanso.com
Website: dichvuketoanso.com
Cụm từ liên quan đến bài viết:
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Quy định về thông báo phát hành hóa đơn điện tử mới nhất
Phát hành hóa đơn điện tử trên MISA
Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Phát hành hóa đơn điện tử là gì
Phát hành hóa đơn điện tử Viettel
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2 tt78